Tình hình là Công ty mình có 10k nhân viên và chỉ cấp cho mỗi nhân viên 400Mb lưu trữ email nên mỗi lần đầy là phải xóa email đi. Vấn đề là làm dịch vụ nên có nhiều lúc khách hàng khiếu nại hoặc yêu cầu là phải tìm lại vết Mail (còn Zalo thì quá pro rồi nên không lưu vết). Thời gian vừa rồi tìm các kiểu từ khóa cả tiếng Anh và tiếng Việt kiểu “Sao lưu email outlook vào máy tính” “backup dữ liệu Outlook” các kiểu nhưng nó chỉ có hướng dẫn kiểu lưu toàn bộ email thành 1 file, sau đó cất file đó lên google drive chả hạn, vì một lý do nào đó cài lại win mất hết email > lỗi file kia ra import lại là được.
Tuy nhiên nhu cầu của mình rõ ràng là: Xóa email trên webmail công ty vì nó đầy, nhưng vẫn lưu trên outlook (lưu local tại máy tính) để sau này vẫn tìm và trả lời lại được email đó
Vậy từ khóa của chúng ta là: “Xóa email trên webmail và giữ lại trên Outlook” . Cùng bắt đầu nhé!
Xóa email trên Webmail và giữ lại trên Outlook
[su_note]
Chú ý: Các bản office Outlook khác nhau (2003 , 2016 , 2019…) nó có thể có giao diện khác nhau nhưng các bước, các cầu hình vẫn theo khung như này
[/su_note]
Bước 1: vào outlook và vào menu “info → Account Settings” để cấu hình tài khoản email
Bước 2: chọn menu “Email → New” để tạo mới một tài khoản trên outlook kết nối đến mail server của công ty bạn.
Tài khoản này trên outlook sẽ đồng bộ mail của bạn trên mail server của công ty. Thông qua outlook bạn có thể gửi và nhận mail mà không cần phải sử dụng web mail để gửi và nhận mail.
- Chú ý: Chọn menu “Let me set up my account manually” để cấu hình tài khoản email cty đồng bộ với email thông qua các giao thức khác
hoặc giao diện nó có thể thế này thì chọn “Manual setup or additional server types”
Bước 3. Chọn POP để tài khoản email của bạn có thể đồng bộ với server mail thông qua giao thức POP3
Hoặc Chọn menu “POP or IMAP” như này
Bước 4. nó yêu cầu nhập các thông tin về tài khoản thì bạn nhập theo hướng dẫn sau
- Your name: Nhập tên hiển thị, tên gì cũng được, ví dụ “Đức Mu“
- Email adress: Nhập email công ty, ví dụ ducht.hni@vnpt.vn
- Account type: Chọn POP3
- Incomming mail server: Nhập mail.domain-công-ty . Ví dụ email của mình có đuôi @vnpt.vn thì domain là vnpt.vn , vậy chỗ này nhập mail.vnpt.vn
- Outgoing Mail server (SMTP): Nhập smt.domain-công-ty , ở đây là smtp.vnpt.vn
- Username: Nhập email công ty, ví dụ ducht.hni@vnpt.vn
- Pass: Nhập mật khẩu mail , ví dụ…à mà thôi
Sau khi cấu hình xong các bạn vào menu “More Settings…” để cấu hình tiếp.
Ở phần tab “Outgoing server” các bạn phải check vào “My outgoing server (SMTP) requires authentication” và chọn “Use same settings as my incoming mail server”.
Sau đó chọn “OK” để hoàn thành cấu hình.
Sau đó chọn “Test Account Settings” để kiểm tra tài khoản của bạn đã cấu hình đúng chưa. Nếu đúng thì việc gửi và nhận email sẽ có trạng thái là “completed”.
Bước 5: Test kết quả
Sau khi test việc gửi nhận mail thành công, trong hộp mail đến (webmail) của bạn sẽ có một email test của Outlook.
Bây giờ sẽ xóa email này trên Webmail và nó sẽ vào hộp thư đã xóa
Tuy nhiên trên outlook thì email này vẫn còn
Vậy là xong. Còn nếu bạn xóa trên outlook > vào hòm thư đã xóa xóa thêm lần nữa thì email mới mất hoàn toàn.
Bonus: Chuyển tiếp email công ty sang Gmail
Thật ra trước khi làm cách trên thì mình lại thực hiện giải pháp là chuyển tiếp email công ty sang Gmail. Tức là các email gửi đến email công ty sẽ tạo thêm 1 bản sao và gửi đến Gmail của bạn
- Ưu điểm: Tận dụng 15Gb của Gmail. Sau này muốn tìm lại vết thì vào gmail tìm và công cụ tìm kiếm trong Gmail rất mạnh
- Nhược điểm: Khi chuyển tiếp như này thì email Công ty sẽ đề ở trạng thái “đã xem” (không còn bôi đậm). Mình biến nhược điểm này thành “ưu điểm” là coi như duyệt mail 2 lần (1 lần bên email công ty và 1 lần bên Gmail xem có sót email nào không)
Đặc điểm là vậy, ai cảm thấy cách này có thể áp dụng vào mục đích bản thân thì xem tiếp
Bước 1: Vào hình bánh răng phía trên bên phải > xem tất cả cài đặt > chuyển sang tab “Chuyển tiếp và Pop/IMAP” > tích bật IMAP
Bước 2: Chuyển sang tab “tài khoản và nhập” > tích vào “thêm tài khoản thư”
Nhập email công ty
Ấn Next
Điền các thông tin như tên người dùng, mật khẩu, tích chọn các thứ như hình này > ấn thêm tài khoản
Bước tiếp theo cứ next
Chọn như hình rồi ấn “Thêm tài khoản”
Bước 3. Kiểm tra kết quả
Sẽ lấy email khác gửi vào email công ty > xem nó có chuyển tiếp sang Gmail không
Email đã đến mail công ty và mờ do đã “được đọc” và chuyển tiếp
Email được chuyển tiếp sang Gmail, bôi đen vì chưa đọc, thêm nhãn để phân biệt với các email khác
CHÚC BẠN THÀNH CÔNG.